Wie Gmail-Filter Ihnen bei der Organisation Ihres Posteingangs helfen können

Wie Gmail-Filter Ihnen bei der Organisation Ihres Posteingangs helfen können

Automatisieren Sie Ihren Posteingang und verbessern Sie Ihr Unternehmen, indem Sie die Vorteile der Gmail-Filter voll ausschöpfen.

Gmail ist mit versteckten Funktionen und Add-on-Möglichkeiten gefüllt, aber eines der mächtigsten Organisationstools des Dienstes ist das Sitzen mitten im Herzen seiner regelmäßigen Einstellungen.

Wie Sie vielleicht schon jetzt erraten haben (besonders wenn Sie die Überschrift dieser Geschichte lesen, Sie clevere kleine Katze), spreche ich von Filtern – Gmails langjährigem System zur Automatisierung Ihres Posteingangs mit einer Reihe von maßgeschneiderten Regeln. Auf einen Blick können Filter kompliziert erscheinen. Sie können überwältigend erscheinen. Sie können sogar unnötig erscheinen.

Aber lassen Sie sich nicht von der seltsam knusprigen Außenseite des Features täuschen. Gmail-Filter haben das Potenzial, Ihren Posteingang und die Art und Weise, wie Ihre eingehenden Nachrichten behandelt werden, vollständig umzugestalten. Sie können Ihnen helfen, Ihre E-Mail in Ordnung zu halten, ohne fortlaufende Gedanken oder Anstrengungen. Und alles, was es braucht, ist eine kleine einmalige Planung, um sie für Sie arbeiten zu lassen.

Folgen Sie dieser Anleitung, und Ihr Posteingang wird wie eine gut geölte (aber nicht zu fettige) Maschine in kürzester Zeit laufen.

Teil 1: Herausfinden Ihrer Gmail-Filter

Beginnen wir damit, einige Gmail-Filtermöglichkeiten durchzudenken, um eine Vorstellung von den Arten von Setups zu erhalten, die Sie in Betracht ziehen sollten – dann gehen wir Schritt für Schritt durch den Prozess der Erstellung.
Mit Gmail-Filtern können Sie:

Stellen Sie sicher, dass Nachrichten von bestimmten Absendern mit hoher Priorität immer in die Registerkarte “Primär” Ihres Posteingangs gelangen, auf der Sie sicher sind, dass sie angezeigt werden.
Stellen Sie sicher, dass bestimmte Arten von Nachrichten mit niedrigerer Priorität – wie Rechnungen, Berichte oder Aktualisierungen von verschiedenen Diensten, die Sie verwenden – automatisch an einen veralteten Speicherort sortiert werden und nie in Ihrem Posteingang angezeigt werden.
Halten Sie Nachrichten von lästigen Menschen aus Ihrem Haar (aber immer noch verfügbar, falls Sie sie finden müssen), indem Sie sie automatisch archivieren, sobald sie ankommen
Weiterleiten von Nachrichten von einer bestimmten Adresse oder mit einem bestimmten Ausdruck in ihren Themen an andere Mitglieder Ihres Teams oder Ihrer Familie
SofortigeS Beantworten von Nachrichten an oder von einer bestimmten Adresse mit einer vordefinierten Vorlage
Markieren Sie bestimmte Arten von Nachrichten von sich selbst als Erinnerungen, indem Sie ihnen ein leuchtend gelbes Etikett “REMINDER” geben, das sie in Ihrem Posteingang hervorstechen lässt
Beschriften Sie Nachrichten, die an eine bestimmte Variante Ihrer Gmail-Adresse (z. B. [email protected]) gesendet oder mit einem bestimmten Wort oder Ausdruck im Betreff geschrieben wurden (z. B. “dringend”, “wichtig”, oder “hey jerkwad, achten Sie darauf” als “VIP” und erhalten Sie dann Benachrichtigungen nur für Nachrichten mit dieser Bezeichnung.
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Gut, damit der letzte nicht wirklich möglich ist (noch nicht, sowieso) – wollte nur sicherstellen, dass du immer noch aufgepasst hast. Alles andere in dieser Liste ist jedoch absolut durchführbar und eigentlich ziemlich einfach mit Gmail-Filtern einzurichten.

Teil 2: Erstellen Ihrer Gmail-Filter

Der einfachste Weg, einen neuen Gmail-Filter zu starten, besteht darin, auf das Suchfeld oben auf der Gmail-Website zu klicken und dann alles einzugeben, was Sie als Grundlage für die Filterung verwenden möchten – ein Wort oder eine Phase, die im Betreff oder Text einer E-Mail angezeigt werden könnte., eine Adresse, von der eine Nachricht stammen könnte, oder eine andere Variable, die Sie auswählen.

Sobald Sie mit der Eingabe begonnen haben, wird ganz rechts im Suchfeld ein kleiner Pfeil nach unten angezeigt. Klicken Sie darauf, sagen Sie “hocus-pocus”, wenn Sie möchten – und genau so wird Ihr erstes filterbezogenes Formular angezeigt.

In diesem Formular können Sie genau anpassen, unter welchen Bedingungen der Filter ausgeführt wird. Füllen Sie die Felder entsprechend aus, indem Sie eine beliebige Kombination von Variablen verwenden, die Sie verwenden möchten – sogar Operatoren wie “AND” und “ODER” innerhalb der Felder, wenn Sie wirklich Lust haben möchten – und klicken Sie dann unten im Feld auf “Filter erstellen”.

Eine Schnelle Warnung: Standardmäßig gilt Ihr Filter für alle eingehenden Nachrichten – daher die Einstellung “Alle E-Mails”, die neben der Option “Suchen” im Pop-up für die Filtererstellung angezeigt wird. Wenn Sie diese Option in “Posteingang” ändern, wird wahrscheinlich eine Fehlermeldung angezeigt, die Sie darüber informiert, dass die von Ihnen ausgewählten Parameter nicht empfohlen werden und möglicherweise nicht ordnungsgemäß funktionieren. Lassen Sie diese Option “Suchen” auf “Alle E-Mails” setzen – was wahrscheinlich ohnehin das ist, was Sie wollen – und Sie werden alle Fehler vermeiden und zulassen, dass die Dinge so funktionieren, wie sie sollten.

Jetzt ist es Zeit für den lustigen Teil – der Teil, in dem Sie genau entscheiden, was passiert, wenn eine Nachricht, die Ihre Bedingungen erfüllt, eintrifft. Sie können eine beliebige Kombination von Aktionen aus der Liste auswählen und diese dann nach Bedarf konfigurieren. Sie können Gmail sogar anweisen, Ihren Filter rückwirkend auf Nachrichten anzuwenden, die sich bereits in Ihrem Konto befinden (im Gegensatz zur Verwendung nur für neue Nachrichten, die von diesem Punkt an ankommen), indem Sie die Option “Auch Filter auf übereinstimmende Unterhaltungen anwenden” am unteren Rand der Box.

Sobald Sie das abgeschlossen haben, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche “Filter erstellen” – und das war’s: Ihr neuer Gmail-Filter ist offiziell vorhanden und aktiv. Wenn das nächste Mal eine Nachricht eintrifft, die die von Ihnen beschriebenen Parameter erfüllt, werden die von Ihnen angegebenen Aktionen automatisch schneller ausgeführt, als Sie sagen können: “Sweet G Suite”.

Teil 3: Verwalten Ihrer Gmail-Filter

Last but not least, machen Sie sich eine mentale Note für den Fall, dass Sie jemals Ihre Filter in der Zukunft anpassen müssen: Wenn Sie einen von Ihnen erstellten Filter bearbeiten, löschen oder sogar noch einmal besuchen möchten, klicken Sie einfach auf das zahnradförmige Symbol in der oberen rechten Ecke der Gmail-Website, klicken Sie auf “Einstellungen” und klicken Sie dann oben auf dem Einstellungsbildschirm auf die Registerkarte “Filter und blockierte Adressen”. Sie werden jeden Filter sehen, den Sie jemals dort erstellt haben und können mit ein paar schnellen Klicks einen von ’em optimieren oder entfernen.

Ah… Automatisierung. Sweet G Suite, es ist eine spektakuläre Kraft zu führen.

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